“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单，如果完全按照书上的介绍去做，合并打印出的邮件并不能完全让人满意。下面为您提供几个邮件合并技巧，希望能帮您提高办公效率。

1．用一页纸打印多个邮件　　

    利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是：每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能在一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档上，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数1）。具体做法是，利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，这样就可在一页纸上打印出多个邮件来。

2．一次合并出内容不同的邮件

    有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但有些地方区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”，而对其它的学生，报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时，就要用到“插入Word域”。在邮件中需插入不同文字的地方选择“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是，将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”，在出现的对话框中填入信息，单击“确定”按钮。

3．共享各种数据源　　

    邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外，可以利用的数据还很多，像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、FoxPro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。

4．筛选与排序　　

    用邮件合并帮助器中的“查询选项”，可以筛选记录有选择地进行合并，也可以在合并的同时对记录进行某种排序。

    工作时运用这些方法，可提高您的办公效率。