12月1日下午，学校院系行政工作会议在伯川图书馆普罗名特厅召开，副校长薛光出席会议并讲话。学校各院、系、部主管行政工作的副院长、副主任和办公室的负责人参加了会议。会议旨在搭建一个学校办公室和院系以及院系之间行政工作交流的平台，通过加强交流，促进工作，从而提高全校的行政管理工作水平。

薛光指出，随着学校管理权限的下放，院系办公室的地位和作用将日益突出。院系办公室的工作内涵将凸显为两个层次，即传统行政事务管理和教学、科研等宏观事务的管理。因此，希望院系办公室工作人员能够积极应对形势变化，在工作中处于主动地位。薛光强调，院系办公室具有调查研究、综合协调、信息沟通、日常行政管理服务等职能，办公室工作人员应该在工作中不断锻炼自己，充实自己，提高自己，建设一支能力过硬的行政管理队伍。最后，她希望院系办公室管理人员能够从传统工作状态中走出，形成一套系统、规范的管理制度，加强与学校办公室的沟通、协作，共同努力，做好全校服务工作。

座谈会上，化工学院副院长贾晓津、机械学院院办公室主任于盛军、电信学院院办公室主任李万强分别介绍了自己的工作经验和体会。

座谈会后，学校办公室主任李成恩和办公室行政科科长崔丹分别就如何做好院系办公室主任工作和办公室行政接待工作基本礼仪两个方面对与会人员进行了培训。